整个系统要高效率的完成任务，结合各个系统，充分发挥各个系统的功能，完成智能化的视频会议。
（一）多媒体显示系统：
多媒体显示系统由高亮度、高分辨率的液晶投影机和电动屏幕构成或等离子屏，完成对各种图文信息的大屏幕显示。
A/V系统由计算机、DVD、VCR（录像机）、实物展台、远端视频会议系统、功放、音箱、数字硬盘录像机等A/V设备构成； 完成对各种图文信息（包括各种软体的使用、DVD/CD碟片、录像带、各种实物、声音）的播放功能；实现多功能厅的现场扩音、播音，配合大屏幕投影系统，提供优良的视听效果。并且通过数字硬盘录像机，能够将整个过程记录在硬盘录像机中，便於以后的查询、回顾等。 （三）会议室环境
会议室环境系统由房间的灯光（包括白炽灯、日光灯）、窗帘等设备构成；完成对整个会议室环境、气氛的改变，以自动适应当前的需要；譬如播放DVD时，灯光会自动变暗，窗帘自动关闭。
采用国内档次最高、技术最成熟、功能最齐全，用途最广的CREATOR快捷中央控制系统（该系统是国内最先进的中央控制系统设备），可以实现多功能会议室各种电子设备的集中控制，它具备以下优点： ·要求操作简单、人性化、智能化；
·要求整个系统可靠性高；
·实现自动化程度高的智能化控制，尽量减少操作人员的操作复杂性，实现"一键"式的控制方式；
·控制投影机，进行开/关机、输入切换等功能，并能够控制电动吊架、屏幕，实现上升、停止、下降等功能；
·控制DVD、录像机 进行播放、停止、暂停等功能；
·控制实物展台进行放大、缩小等功能；
·控制音量，进行音量大小的调节功能；
·实现音视频信号、VGA信号自动切换控制功能；
·控制会议室的灯光和窗帘，自动适应当前的需要。
